Nyhet -
Hvorfor og hvordan gjennomføre en samsvarsvurdering?
Mange ledere i norske bedrifter synes det er vanskelig å ha oversikt over alle lover og forskrifter innenfor HMS-lovgivningen. En slik oversikt skal sikre at bedriften oppfyller HMS-internkontrollforskriften sitt krav om at virksomhetens aktiviteter skal planlegges, utføres i vedlikeholdes i samsvar med HMS-lovgivningen. HMS-internkontrollforskriften har også et krav om at virksomheten skal kartlegge særlig viktige krav.
Kiwa kan hjelpe din bedrift med å kartlegge de særlig viktige kravene og bistå med samsvarsevaluering. Les mer om Kiwa regelhjelp her.
Hvorfor gjennomføre en samsvarsvurdering?
HMS-internkontrollforskriften stiller ikke krav om gjennomføring av samsvarsvurdering, men det er en god metode for å sikre at din bedrift er i samsvar med alle relevante lovkrav i HMS-lovgivningen. Når arbeidet i bedriften planlegges og organiseres i samsvar med lovkravene sikrer det et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, en bærekraftig virksomhet, forebygging av ulykker og skader både på mennesker, miljø og brukere av bedriftens produkter og tjenester, samt et godt omdømme.
De internasjonale standardene for ledelsessystem for miljø, ISO 14001 og arbeidsmiljø, ISO 45001 stiller krav om samsvarsevaluering. For å oppfylle kravene i standardene må bedriften bestemme sine samsvarsforpliktelser. Dette gjelder både lovkrav og andre krav fra bedriftens interessenter. Når samsvarsforpliktelsene er identifisert kan bedriften gjennomføre samsvarsevalueringen.
Hvordan gjennomføres en samsvarsvurdering?
Kiwa utarbeider en oversikt over aktuelle lover og forskrifter basert på bedriftens prosesser og aktiviteter samt bransjetilhørighet (næringskode). Deretter identifiseres særlig viktige krav.
I samarbeid med nøkkelpersoner i bedriften gjennomføres samsvarsevalueringen i 3 trinn:
- Sikre at alle relevante krav er identifisert i forhold til bedriftens kontekst, bransje, prosesser og aktiviteter
- Synliggjøre hvordan kravene blir ivaretatt ved å identifisere alle HMS-aktiviteter og HMS-rutiner som er etablert i bedriften, og hvilke resultater av disse som viser at bedriften er i samsvar med kravene
- Dokumentere resultatet av samsvarsvurderingen
I forbindelse med dette arbeidet kan det bli avdekket krav som bedriften ikke er i samsvar med. Dette danner grunnlag for et forbedringsarbeid for å sikre at bedriften utøver aktiviteter i samsvar med kravene.
Samsvarsvurderinger må gjennomføres regelmessig for å sikre at bedriften til enhver tid oppfyller de aktuelle kravene. Dette innebærer at bedriften må etablere rutiner for å holde seg oppdatert på endringer, og også eventuelt nye lover og forskrifter. Deretter må bedriften vurdere hvilke konsekvenser de nye kravene får. Videre må dere beslutte hva som må gjøres for å sikre at bedriften er i samsvar med de nye kravene. Dette kan innebære opplæring, endringer i eksisterende praksis og rutiner, og å avklare fremtidige ressursbehov.
Få hjelp til å gjennomføre en samsvarseveluering her!
Eksempel på en samsvarsvurdering
| Lov og forskrift | Særlig viktige krav | Ivaretakelse |
|---|---|---|
|
Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) Sist endret: 01.07.2020 |
Kapittel 2. Krav til arbeidsplasser og arbeidslokaler. Kapittel 3. Krav til personalrom m.m. § 4-2 og 4-3 Rømning- og redningsutstyr og brannforebygging. personalrom m.m. § 4-2 og 4-3 Rømning- og redningsutstyr og brannforebygging. Kapittel 6. Sikring av farlige arbeidsplasser og områder. |
Vernerunde. Rutiner for utførelse av arbeid/arbeidsinstrukser. Rutine for førstehjelpsutstyr og opplæring i førstehjelp. Brannverninstruks. Resultat av risikovurdering og handlingsplan for å redusere risiko. |
| Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Sist endret: 10.03.2020 |
Kapittel 2. Medvirkning. §2-1 Arbeidstakers medvirkning. §2-2 Verneombudets oppgaver og medvirkning. §2-3 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver. §2-4 Behandling av planer for bygningsmessige arbeider m.m. Kapittel 3. Valg av verneombud og AMU. Kapittel 7. Risikovurdering Kapittel 8. Opplæring |
Arenaer for medvirkning og samarbeid. Verneombud velges av og blant de ansatte hvert annet år. Verneombud og AMU-representanter deltar på grunnopplæring i arbeidsmiljø. Rutiner for risikovurdering. Informasjon og opplæringsmatrise. |
Nytte av samsvarsvurdering
En samsvarsvurdering er en god metode for å sikre at bedriften til enhver tid har kontroll på særlig viktige lovkrav som bedriften må oppfylle, og for å dokumentere at virksomheten utøves i tråd med disse kraven.
Samsvarsevalueringen dokumenterer på en oversiktlig måte hvilke krav som gjelder og hvordan disse er oppfylt, og hvordan bedriften dokumenterer dette.
En samsvarsvurdering skaper tillitt hos kunder og myndigheter, og hjelper alle lederne i bedriften med å sikre at HMS-lovgivningen overholdes. Den bidrar også til at verneombud og øvrige ansatte kan være trygge på at arbeidet organiseres, planlegges og utføres i samsvar med HMS-regelverket.
Les mer om hvordan Kiwa kan hjelpe deg med å gjennomføre en HMS samsvarsvurdering her.
